2007年6月26日星期二

To-Do List的可行性艺术

Lifehacker (Gina Trapani) 的这篇 The art of the doable to-do list ,讲述了 to-do list 应用的技巧,无论用什么GTD系统,这些技巧都是有效的。文章包含部分GTD的概念词语,请自行鉴别。)

你是自己的老板

每天的工作中,你总会处于两种模式里:思考模式(这时你就是老板)和执行模式(这时就是员工了)。这样在你考虑指定一项计划时,就是思考/老板模式,开始发号施令;而你的 to-do list 就是收集这些命令,员工就要老老实实的去做。
这样区分,就是要在指定计划时仔细思考,而执行时只要做而不必想太多。

如何摆布你自己

如果让自己的 to-do list 更可行,以下是一些准则:

1、分解。分解清楚的命令会让“员工”更容易的执行。比如计划要清理办公桌,不能就简单写这么一个步骤,应该分解成“整理文件夹”、“把旧文件销毁掉”、“打包不用的书籍”等等。

2、计划中使用下一步(next action)。如果一个计划有多个步骤,就要在你的 to-do list 里保留下一个要执行的步骤。这个步骤执行完毕,回到计划(Project)列表,然后添加再下一步。这样每件事在你的 to-do list 里只有一小步。

3、使用具体而明确的动词。老板下命令,要清晰明确。比如计划联系某个人,就要写上“给某某打电话”或者“发邮件给某某”而不是写“联系某某”。这样执行起来不用考虑那么多。

4、让列表尽量短一些。谁希望看到长的没尽头的 to-do list 呢?我通常保持我的 to-do list 小于20条,因为这个列表应该只包括近两周要做的要紧事情,而不是 Someday/Maybe 。

5、保持活跃。虽然列表不长,但每天执行2-5个,然后再添加2-5个。列表是活跃的,不要管它看上去如何有序,要做什么就写上去。

6、区分次序。虽然列表有20来条,但每天只能执行一部分(但愿你别把“起床、洗澡、上班”这样的事情加到列表里)。把要执行的放在列表的顶端,不管用什么软件或者方法,一眼看到要做的步骤是必要的。

7、清理。就像要看看列表最前面的项目,也要关注那些东西长期留在你的列表里。看看这些东西是不是需要重新计划,或者分解,再或者干脆不需要在列表里存在。

8、记下已做的事项。就像员工完成任务要在老板面前邀功请赏一样,看看自己做好的事情,成就感会带来积极性的提升。要是两三天都没完成一个项目,那么该考虑修改自己的 to-do list 了。

熟能生巧
和任何习惯一样,做好自己的 to-do list 也要多练习。建立有效的 to-do list 并不断练习,会让你轻松快速的应对生活。

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——《To-Do List的可行性艺术》一文转自:MetalDudu@Blog


2007年6月26日 星期一

谁陷害了微软们

问出错误的问题,让微软和索尼陷入窘境,这一次,微软似乎终于承认、并直面自己的落后景况了。
2007年5月4日,美国媒体传出微软试图以500亿美元收购雅虎的新闻。虽然当事双方旋即宣称谈判已经中止,但这次未遂的大交易所传递出的信号依然明确:30年来仅凭一己之力便统治桌面操作系统、办公软件,成功在企业服务软件、手机操作平台和家用游戏机上扮演举足轻重角色的微软,前所未有地怀疑起自己在网络业取得领先的能力。令其格外尴尬的是,即使试图收购全球流量最大的网络门户,因雅虎与自己的MSN业务多有重合,这仍是一次缺乏想像力,必将难有作为的交易。不久之后,微软以60亿美元收购了在线广告公司aQuantive。
并不难看到微软的压力来自何方——那家不足9年历史的搜索引擎公司,Google——但让人们难以理解的是:微软 VS Google,这一本世纪第一个十年中最受瞩目的商战,竟然以微软未战先屈开场?
但它别无选择。至少数字证明,时间并不站在微软一边。据尼尔森/NetRatings公司的测算,2005年2月时,Google和微软Windows Live的搜索市场份额分别为46%和14%,但到2007年2月,Google的市场份额提升为56%,微软则萎缩至9.6%。
随着市场份额呈马太效应,两家公司在网络广告领域的收入也显现出更大的落差:2007年第一季度,Google的收入为36.6亿美元,微软的MSN业务收入为6.23亿美元;而Google的10亿美元净利润,更让对手的净亏损2亿美元显得可怜。当然,如果人们相信到2011年,搜索引擎相关广告市场将从2006年的158亿成长为445亿美元,则当前的悬殊数字在将来可能变成微软的一场灾难。同样陷入困境的还有雅虎,根据Hitwise的报告,至2006年3月,其搜索引擎市场份额只有21.3%。而其2007年第一季度的惨淡营收(收入11.8亿美元,利润1.59亿美元),已让华尔街呼吁公司更换CEO。
拥有Windows这一统治级操作系统、并精通于通过软件捆绑实现协同效应的微软,以及全球流量最大的网络门户雅虎,两年前已经意识到搜索引擎的重要性,为何还是被只有一个搜索框的Google逼入了死角?
最根本的教训也正是最直接的答案:这三家公司在寻找网络时代的竞争方法时,问出了不同的问题。
早在2003年12月,包括盖茨在内的微软高层已经对Google高度重视。但在当时,微软内部反复思索的核心问题是:Google会进入操作系统领域吗?
而雅虎在思考的问题是:怎么尽可能多的聚集并锁定用户?在2005年底接受《环球企业家》采访时,杨致远说雅虎与Google、微软的竞争核心,是谁能用尽可能多的服务、不同的工具,“把用户吸引过来”。雅虎甚至质疑称:用户每次使用Google搜索可能只有30秒,它完全没有锁定用户的能力。
但Google所考虑的问题是:搜索引擎的竞争最终将集中在哪里?在绝大多数公司将搜索引擎视为算法问题时,Google找到了另一个答案:这是一个硬件问题。也就是说,存储整个互联网的成本和能力,决定着搜索引擎公司的长期竞争力。只有能够自己生产、架设服务器矩阵的能力,及大规模存储、发布的技术,其搜索能力才会得到效用的最大化。于是,从其早年起,Google就大量招募硬件人才,并成为了全球每年服务器产量最大的公司。这让它有能力以更低成本存储比微软、雅虎们更多的网络页面,并更快地将它们变成搜索结果。
事实证明,微软问出了一个完全错误的问题,雅虎的问题帮助它得到了一个平庸的成果,而Google创造了新的法则:锁定用户的最佳方式并非工具条或注册账户,你能够帮助用户越快找到问题的答案,用户们使用你越频繁。
通常而言,那些具备行业领先地位的公司们会不由自主地丧失了询问自己最尖刻问题的勇气,这最终导致它们错误辨识了未来的竞争态势,培养了事后被证明并非最重要的竞争力。
关于此,商业历史上最典型的案例,来自于上一次新旧霸主更迭时的主角——IBM。在那次微软取代IBM成为IT产业核心的漫长竞争中,哈佛大学的辍学生比尔·盖茨和IBM站在不同的立场上,发出了不同的疑问。前者的好奇是:如何让每个家庭每张桌子上都有一台电脑?以及,如果最终电脑深入个人家庭,微软该做什么从中获益?而后者的问题是:如何避免电脑的个人化?并该如何最大程度的保护其大型机的利润?
于是,盖茨率先意识到桌面操作系统将成为未来的竞争核心,为此,他甚至恐吓同伴鲍尔默,如果不能赶在西雅图1985年第一场雪到来前开发出第一代Windows,对方就得离开微软。
但很显然,在借助无数款DOS和Windows确立了行业主导权之后,微软丧失了继续自我逼问的勇气。
同样的故事,发生于索尼和苹果、任天堂的竞争中。
这家来自于日本的产业巨头,在多年国际化努力中,得到了这样的商业认知:控制产业链各端的行业标准,将造就难以动摇的竞争优势。于是它用近20年时间打造了一条漫长的产业链:从好莱坞影片、流行音乐的制作、版权购买,到电影院线、宽带接入等发行渠道,以及PlayStation游戏机、特丽珑电视机、VAIO个人电脑、Walkman音乐播放器、Cybershot数码相机等深入个人生活的终端。除了斥巨资给每一系列产品塑造品牌,它还设计了一些产品将所有这些产品连接起来,比如记忆棒。
但这并没有给它带来“垄断”,相反,它让索尼自缚手脚。在其音乐部门的大力反对下,其音乐播放器无法开放接纳MP3等缺乏版权保护的技术标准。而且,坚信竞争力在于制定行业标准的索尼,忽视了软件而非硬件逐渐成为了消费电子产品的新灵魂。其缺乏开放性的思维方式,让苹果乘虚而入。
在同一时期,PlayStation游戏机的热销,让索尼坚信不停改进的视觉效果是其成功的核心,但正是在它和微软就视觉效果的“军备竞赛”中,任天堂找到了另外一个答案:对于家用游戏机用户来说,能够通过有效操作而获得快乐,比观看近乎真实的视觉效果更为重要。于是,任天堂发明了Wii及其遥控器Wiimote,这个绝非技术突破,但在观念上极为独特的产品,赢得了市场用钱投票。
多少有些怪异——搜索引擎是个硬件问题,音乐播放器是个软件问题,家用游戏是个操作问题——但这三个奇怪的结论,造就了三家这个时代最创新的公司,同时断送了一些曾经最辉煌的企业。

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《谁陷害了微软们》一文转自:旁观者的奇妙历险


2007年6月26日 星期一

启用GTD系统

本文要介绍的是一位blogger整理的纸笔GTD系统(Hacking a GTD Moleskine),本身又参考了PigPogPDA,我发现这个系统组织得很聪明,也很适用于我,基本上我将此全盘照抄,但原文上有关使用上的某些方面不是太明确,我将结合自己想法的使用方法记在这里做为读后感。

第一步,让我们跟着Eston Bond来制作我们的GTD系统,你需要的材料有:
1、一个本子,最好挑质量好的,这些有钱的blogger们都挑的Moleskine,的确是个好本子,但价格不菲,小型的也要10美元一本,不过因为它品质的优良,设计的独到还有悠长的历史,所以依然得到玩家的追捧,成为小众的玩物,在国内也有专门的网站介绍(http://moleskiner.cn/)。当然Moleskine不是唯一的选择,我推荐有比较耐磨的封皮(别忘了这个系统是陪伴我们每天的东西),纸质比较好(至少别化水吧),页数在200~300页之间,外带一条带子书签的那种本子。Post-It® Tabs,最少要3种颜色,我推荐3M Post-It® Durable Tabs,这种Tab质量出奇的好,正是我们需要的,因为在接下来的使用上你会看到我们需要移动这些Tab的。
2、一支好笔,选出水顺畅但不漏水的好写耐磨的笔。
3、如果你还不了解什么是GTD,推荐GTD圣经Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity,如果没空读一整本书,google一下讨论GTD的blog,了解到主要的概念就可以使用这个系统的了。
第二步就是规划你的笔记本:
1、将本子的内页标上页码,只标单数的话可以省一半功夫。
2、准备三个不同颜色的Tab,分别写上“Inbox/Next Actions”、“Projects”和“Someday/Maybe”,剩余的Tab可放在首页储物袋中,以备Tab遗失时使用,如果本子没有储物袋,就另准备三个Tab,贴在本子的最后一页里。
3、在本子第10页左右贴上“Inbox/Next Actions”,150页贴上“Projects”,190页贴上“Someday/Maybe”。
4、Inbox/Next Actions格式定制为: Date Task(Reference)(Iteration)[Project] Wait?
5、Projects也做类似的格式定制: Date Task(Reference)(Iteration) Wait?
6、Someday/Maybe只是一些长远的计划,无须特别格式,将理想,遥远的计划分条列下来就好,以后要实行他们,会将他们归类到Projects里面去的。
7、本子的前10页是Projects的索引(Projects Index),每新开一个项目,需要将项目的名字和起始的页面记在这里,格式是:Name, Page
最后一步,也是最重要的一步,就是使用这个系统了:
1、有关Inbox的采集,你需要把你的点子,任务,约会,计划收集在这个部分,然后你将会根据这里收集的资料分析出你下一步的行动。你可以看到事实上这个系统将Inbox和Next Actions这两部分整合起来了,那怎么分辨两者的区别呢?这就要看Task(任务)后面的那几个指代代码了,后面接着有(Reference) (Iteration)…的就是Next Actions,没有的话就是Inbox里的东西,另外也可以在Next Actions前加上“->”以示区别。使用上是这样的,一开始往Inbox里扔东西(点子,任务,约会,计划),然后在分析Inbox里的东西时整理出Next Actions,记上代码,Reference是指这个Next Actions来源于哪个Inbox里的条目,写上那个产生这个Next Actions的条目的页码就可以了,Iteration指这个任务被循环了多少次,首次记下时记为(0),Project指本项任务归属于哪个项目。举一个具体的实例,譬如说我准备买一台数码相机,这就算一个点子,记下来:6月1日 买数码相机
分析的时候就发现这不是一个简单的工作,应该归为Project,去到Projects页为这个项目新开一页(你应该为每个新建的Project建一新页,如果是大Project,多准备些页数),然后到前十页的Projects Index记下这个新项目起始的页数,然后就是开始计划这个Project,分析后得到下一步需要采取的行动,你可以在Project那页开始计划,计划好把他们转移到(意指抄到Inbox/Next Actions页,听起来很麻烦,但可以帮助你认识到此项任务的重要性),假设我现在有了两个行动计划,一个是上网比较相机评测,一个是去商店里比较实物,记下来的就分别是:
6月1日 ->上网比较相机评测(第11页)(0)[第151页]
6月1日 ->去商店里比较实物(第11页)(0)[第151页]
2、接下来就可以开始做了,做好了将该项划掉,定时检查GTD系统时(一般是半星期一次或一星期一次),如果有没完成的任务,将它抄在Inbox里的最新页,同时给Interation加1,当任务的Iteration达到3时,说明这个任务你已经拖太久了,最好马上去做,或者这个任务太难完成了,转给他人或放弃。而做为对比的,少于2分钟能办好的任务,那就马上去做吧!注意到最右边一列写着Wait?这一列是给那些自己不能决定下一步行动的确切时间,需要等待别人的任务所用的,如果任务需要等待,简单地在此列划个叉就好了。这样将两者综合起来的好处就是我只需检查本子里的单一部分,但需要训练自己分辨出两者的区别。还有一点需要注意的,每次检查后将书签放置于Inbox的最新页数,同时将Inbox/Next Actions的Tab也移动到最新页数,这样可以让自己快速跟进进度。这就是我参考Eston Bond的教程制作出来的GTD系统,今天才是第一天的试用,具体使用上的技巧和细节还有待研究发现,不过我已经爱上这个本子了,希望它也可以帮我改变懒散的习惯。
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《启用GTD系统》一文转自:MetalDudu@Blog


2007年6月26日 星期一

2007年6月24日星期日

我的GTD式管理Gmail

1. 邮箱整合
Gmail今年增加了POP取信的功能,这样可以从别的电子信箱直接收信,我们公司用的是企业邮局服务,支持POP3,所以就用Gmail把公司邮箱转接过来,Gmail本身有“Send as”功能,所以在需要用公司邮箱名义发信的场合就使用此功能。这样就把所有的邮件都整合到Gmail一个平台了,Hotmail不支持POP3,干脆弃用。
2. 清空Inbox
Gmail现成的Inbox,正好用作收集Stuff。清空不是删除,而是存档,在存档之前,必须为邮件打上标签,不然将来找起来是很痛苦的。Gmail有搜索功能,不过搜索只针对关键“词”而非“字”,鉴于Google中文搜索一向很弱,还是不要指望搜索能帮到你。老老实实打标签。凡是处理完毕,纳入GTD系统的邮件,利用存档功能令其从Inbox消失,不然留在Inbox当中等待处理。3. 标签系统
四个主要标签:A:Next Action, B:Waiting, C:Maybe,D:Reference 前面加上ABCD四个字母用意是确保他们显示在标签组的前四位。另外,针对每一个Project设定一个标签,例如:“电信07年E8项目”、“200705数据核对”等。其他标签,例如:“存档”、“重要”、“报价”、“结算”等。
1)邮件里的事如果是应在当天处理的,打上“A:Next Action”后存档,然后每当处理完一件事情后检查这个标签下还有什么事情可做。对于处理完的邮件,取消A标签,并打上“Project”标签。如果事情的经过有必要记录下来,就回复这封邮件,但收件人写自己,把经过记下来,这样Gmail就会自动归档到同一个主题下。
2)如果邮件里的事情是需要等待一个进度,例如需要等别人先完成某个步骤,则打上“B:Waiting”,也可以用1)里面做记录的方法简单写清需要谁,做到什么程度后接手处理,每天检查一次。
3)如果暂时不确定这封邮件里的事情是否要作出处理,则归入“Maybe”。
4)如果这封邮件内容只是参考,则打上D标签,还可以进一步加上别的标签,例如“行业动态”。
另外,还参考一位国外用户的做法,写工作日志:
Google的Calendar可以在每天早晨五点寄当日日程表到Gmail收件箱,尽量在前一天下班前安排好次日的工作内容,记入Calendar。第二天打开Gmail,就会看到精美(带阴影效果而已)的日程表,我会让这封邮件留在Inbox中一整天,对于那些没有通过邮件成为Stuff的事务,我一概通过回复给自己的方式记入这个会话中。每天下班前回顾这封长长的邮件,如果有必要进一步采取行动,则通过写信给自己的方法,让要处理的事情显示在Inbox里面,从而进入GTD标签管理范围。这样,考评时再也不用冥思苦想,只要点开"日程安排"这个标签,我做过哪些工作就统统可以查询到了。
这个系统用到现在,有两个最大的问题:1.标签越来越多,每一个Project都会产生一个标签,而且事情越细分,标签越多。 目前Gmail还不支持标签的树形管理,非常担心页面的载入速度。 由于我通过PSI把MSN联络人也桥接到了Gmail,所以每天打开页面,左边那长长的两条。2. 很多事情没有办法马上采取行动,有时别无选择,只能留在Inbox中,不知如何处理比较好。

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——《我的GTD式管理Gmail》一文转自:http://groups.google.com/group/gtdlife
2007年6月24日 星期日