我的GTD式管理Gmail

1. 邮箱整合
Gmail今年增加了POP取信的功能，这样可以从别的电子信箱直接收信，我们公司用的是企业邮局服务，支持POP3，所以就用Gmail把公司邮箱转接过来，Gmail本身有“Send as”功能，所以在需要用公司邮箱名义发信的场合就使用此功能。这样就把所有的邮件都整合到Gmail一个平台了，Hotmail不支持POP3，干脆弃用。
2. 清空Inbox
Gmail现成的Inbox，正好用作收集Stuff。清空不是删除，而是存档，在存档之前，必须为邮件打上标签，不然将来找起来是很痛苦的。Gmail有搜索功能，不过搜索只针对关键“词”而非“字”，鉴于Google中文搜索一向很弱，还是不要指望搜索能帮到你。老老实实打标签。凡是处理完毕，纳入GTD系统的邮件，利用存档功能令其从Inbox消失，不然留在Inbox当中等待处理。3. 标签系统
四个主要标签：A：Next Action， B：Waiting， C：Maybe，D：Reference 前面加上ABCD四个字母用意是确保他们显示在标签组的前四位。另外，针对每一个Project设定一个标签，例如：“电信07年E8项目”、“200705数据核对”等。其他标签，例如：“存档”、“重要”、“报价”、“结算”等。
1）邮件里的事如果是应在当天处理的，打上“A：Next Action”后存档，然后每当处理完一件事情后检查这个标签下还有什么事情可做。对于处理完的邮件，取消A标签，并打上“Project”标签。如果事情的经过有必要记录下来，就回复这封邮件，但收件人写自己，把经过记下来，这样Gmail就会自动归档到同一个主题下。
2）如果邮件里的事情是需要等待一个进度，例如需要等别人先完成某个步骤，则打上“B：Waiting”，也可以用1）里面做记录的方法简单写清需要谁，做到什么程度后接手处理，每天检查一次。
3）如果暂时不确定这封邮件里的事情是否要作出处理，则归入“Maybe”。
4）如果这封邮件内容只是参考，则打上D标签，还可以进一步加上别的标签，例如“行业动态”。
另外，还参考一位国外用户的做法，写工作日志：
Google的Calendar可以在每天早晨五点寄当日日程表到Gmail收件箱，尽量在前一天下班前安排好次日的工作内容，记入Calendar。第二天打开Gmail，就会看到精美（带阴影效果而已）的日程表，我会让这封邮件留在Inbox中一整天，对于那些没有通过邮件成为Stuff的事务，我一概通过回复给自己的方式记入这个会话中。每天下班前回顾这封长长的邮件，如果有必要进一步采取行动，则通过写信给自己的方法，让要处理的事情显示在Inbox里面，从而进入GTD标签管理范围。这样，考评时再也不用冥思苦想，只要点开"日程安排"这个标签，我做过哪些工作就统统可以查询到了。
这个系统用到现在，有两个最大的问题：1.标签越来越多，每一个Project都会产生一个标签，而且事情越细分，标签越多。 目前Gmail还不支持标签的树形管理，非常担心页面的载入速度。 由于我通过PSI把MSN联络人也桥接到了Gmail，所以每天打开页面，左边那长长的两条。2. 很多事情没有办法马上采取行动，有时别无选择，只能留在Inbox中，不知如何处理比较好。

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——《我的GTD式管理Gmail》一文转自：http://groups.google.com/group/gtdlife
2007年6月24日 星期日