ThinkingRock使用心得

在褪墨的Blog上看到ThinkingRock这个软件的介绍，于是下载来使用了一个星期。由于ThinkingRock主要用于GTD的个人管理方面，所以在使用过程中着重与前段时间自己用EverNote建立的GTD个人管理系统作了比较，下面是一些使用心得。

1、对中文的支持方面：
(1)EverNote界面汉化得较好，但中文输入存在严重问题。
(2)ThinkingRock界面未完全汉化，但中文输入正常。

2、在处理GTD个人管理系统方面
(1)EverNote在标签方面处理存在Bug，很多工作需手工完成，对GTD的理解要比较透彻才能更好的运用。
(2)ThinkingRock完全按照GTD的理念来设计，但操作流程需要有适应过程。

3、结论
(1)ThinkingRock凭借着方便的操作，完全符合GTD的设计理念完胜。使用流程需要熟悉。

(2)EverNote在GTD方面还存在着改进的空间，在今后的工作中我会再尝试着使用。

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2007年8月6日 星期一

关于改进GTD个人管理系统的想法

这个星期的气温可以用“酷热”来形容。看着手机里面南宁的天气预报，说下一个星期南宁会时不时有阵雨。如果能分一些雨水和凉意到北海这边来就好了！

前几天，我用EverNote这个软件，根据《Get Things Done》这本书的大概意思建立了自己的个人GTD管理系统。也许是因为现在还没有正式上班，每天的事务还没有多到令自己乱了阵脚的地步，所以试行了一个星期下来，除了刚开始时录入的一些事情外，就没有再往里面添加什么内容了，这个系统基本上处于停顿的状态。不过建立了一个系统后，对于书中内容的理解就更加深了一层，并且这一个星期来仍然关注着一些介绍GTD的博客，对于这个系统的改善也有了一些新的想法。

按照我原来的理解，所有收集的Stuff在经过整理后，都应该归纳到“工作项目”、“Next Action”、“Wait”、“将来某时/也许”、“备忘录”或者“参考资料”这几个分类清单中的一个。书里面提到，可以另外建立一些诸如“电话”、“购物清单”、“在路上”之类的清单以记录相应的Stuff。我原本以为后面的这些清单应该是从属于前面的“Next Action”清单里面的，因为这些毕竟都是一些已经可以马上去做的单独的行动。

综合了一些别人的经验，然后再试用了另外一款GTD管理软件，我对前面几个清单的从属关系有了新的理解。像“电话”、“购物清单”、“在路上”这样的行动清单是可以与“工作项目”、“Next Action”、“Wait”、“将来某时/也许”这样的结构型的清单并列使用的，即同一个行动可以同时标示一个以上的清单分类。比如说一个“打电话给汽车修理厂，咨询汽车保养事宜”这样一个行动，可以分别记录在“Next Action”、“电话”和“在路上”这三个清单里面。我想这也是为什么在EverNote这个软件里面可以为同一个笔记同时打上不同标签的原因吧。这样一来的话，使用EverNote来进行个人GTD管理就要比用纸质的笔记本方便得多了。在EverNote的To-Do类型的笔记里面，无论你为这种类型的笔记标上多少个标签，当你最后完成后，软件都会自动地归档到“Done”这个分类下面，而且也可以很方便地为一条笔记增加或是减少标签。如果是用纸质的笔记本的话，要把一个行动在不同的分类里面摘抄N次，然后行动完成后还要在不同的分类里面去划除。OMG，如果忘了在某个分类里面划掉已经完成的行动的话，下一次再看到这一个“没有”完成的行动，再去实行一次就会闹出笑话了。除非改进记录格式，在每一条行动后面再记录上其他分类的标签，比如在“Next Action”清单里面的“打电话给汽车修理厂，咨询汽车保养事宜”要写为“打电话给汽车修理厂，咨询汽车保养事宜——电话、在路上”这样子，当这个行动完成后再分别到后面记录的清单里面去删除。

嗯，这个方法有机会的话可以尝试一下！

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2007年7月20日 星期五

我用EverNote进行GTD管理

前几天我读完了《Get Things Done》，并用EverNote建立了自己的GTD管理系统。现在饺子猫给大家详细地介绍一下这套系统建立的过程，一是想和大家分享一下建立和实施这套个人管理系统的心情，二是想请大家帮着监督一下，看看这套系统的建立是否符合GTD的标准。
我使用的EverNote是“小众软件”的汉化绿色版，小众的汉化工作做得非常好，除了帮助文件，所有的操作界面都已经汉化好了。良好的中文界面是快速以及快乐地掌握这个软件的前提条件。
EverNote自带了很多的笔记模板，这些模板自身也是非常好的教材，饺子猫在使用EverNote的过程中就经常学习自带的这些模板的格式。在“Note Type”里面的“To－Do”、“Shopping List”、“Phone Massage”这几个分类的笔记在新建的时候是可以直接输入中文的，比较方便。
如果是其他类型的笔记，在新建的时候只有按着“Ctrl”＋“Note Type”选择隐藏的“Rich Text note”分类才能输入中文，否则会出现乱码。在输完你的笔记后可以人工为你的笔记进行分类。
OK，讲讲我的GTD个人管理系统建立的过程吧。
1. 在EverNote的“分类列表”的空白处右键，选择“创建分类”，建立一个属于自己的GTD文件分类，我的这个分类名称叫“工作日志”。
2. 然后在“工作日志”上面再右键，选择“创建分类于“工作日志””，新分类名称为“Stuff”。然后再依次建立“工作项目”、“Next Action”、“Wait”、“将来某时/也许”、“参考资料”、“备忘录”几个属于“工作日志”下的子分类。
3. 为了更美观一些，我为各个子分类分配了不同的图标。具体方法是在子分类上右键，选择“数据库属性”——“分类”——“图标”——“选择图标”。
到了这一步，一个个人的GTD管理系统的框架就已经基本建立起来了，下面是往各个分类里面添加笔记了。
1. “Stuff”分类
得益于以前在公司时“5S”管理的灌输，饺子猫的各种办公用品、资料文件和办公设备这些东西都归整得比较好，这个“Stuff”分类我主要是用于“把各式各样的想法和承诺统统地从头脑中转移”出来并记录各种需要走过2分钟完成的行动或项目。这个分类下的笔记我用“Rich Text note”这种类型来记录，每个月新建一个笔记，格式如下：
序号 Stuff内容——(分类编号)
例如：1、整理第三期XX产品生产资料——(P0702)(NA0703)
后面的“(P0702)”、“(NA0703)”这两个编号分别对应“工作项目”和“Next Action”这两个分类中相应的笔记编号，这样就可以很方便地在相应的分类清单中找到与这一条Stuff相对应的条目。
2. “工作项目”分类
按照饺子猫阅读《Get Things Done》后的理解，“工作项目”与“Next Action”清单的区别在于：“工作项目”是可以进一步细分为几个不同时间、地点和不同的人来完成的行动。例如“整理第三期XX产品生产资料”这一个项目就可以进一步分解为若干个行动。而“Next Action”是单个的可随时进行的行动，例如“把7月份报销单据送到财务部”。
这个分类下的笔记我用“Rich Text note”类型的模板来建立，每个月新建一个笔记，格式如下：
序号 分类编号 项目名称——分类编号
例如：1、P0702整理第三期XX产品生产资料——NA0703。其中“P0702”标示了这一个项目名称在该分类清单中的编号，而“NA0703”对应的是在“Next Action”中对这一项目进行分解细化的笔记条目。
3. “Next Action”分类
按照我的理解，Next Action应该是对“工作项目”的进一步分解和细分，即明确“必须如何做才能推动事态向前发展”。例如我把“整理第三期XX产品生产资料”这一工作项目细分为以下几个“Next Action”行动步骤：
(1) 对生产资料进行分类；
(2) 确定需要采集的关键数据和采集标准；
(3) 确定采集工具：Access或Excel；
(4) 设计相应的表或工作表；
(5) 录入数据。
这个分类下的笔记饺子猫用EverNote内置的“To-Do List”或“To-Do List with Dates”这样的Note Type来建立。这几个模板可以直接输入中文，而且每个条目后面都有一个复选框，每当完成一个行动步骤后，可以在复选框上打一个钩，当所有的条目后面的复选框全部打上钩后，软件会自动给这一个笔记加上一个“Done”的分类，表示这一个完整的“Next Action”已经完成了。模板的标题的格式如下：
分类编号：项目名称
4. 其他分类
其他的几个分类清单“Wait”、“将来某时/也许”、“参考资料”“备忘录”饺子猫还没有往里面添加内容。“Wait”清单放置等待或指派别人处理的事情。“将来某时/也许”存放目前不需要马上行动，但将来有朝一日希望再次评估或可能行动的事情。“参考资料”保存不需要采取任何行动，但是具有参考价值的资料。“备忘录”用于管理那些目前无需行动，但日后可能有些要求的事情。
还有一个很重要的“日程表”清单没有建立！我看了一下EverNote里面所有的笔记模板，似乎没有适合用来作日程表的。那么这个光荣的任务看来只能交给Outlook、Google的“日历”或者是手机里面的“日程表”来处理了。
以上就是饺子猫上个星期读了《Get Things Done》后，按照个人的理解，用EverNote这个软件建立的个人GTD管理系统。按照《Get Things Done》书里面说的，饺子猫的这个GTD个人管理系统还有可以改进的地方，比如办公桌的规划、办公用具的配合、文件夹的标签和分类等等。我想先用试着用这个EverNote运行一段时间，让自己先养成GTD的工作习惯以后，再对这个系统进行改进。另外，过一段时间后再回顾一次这本书，也许还会有新的收获。

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2007年7月16日 星期一

终于看完《Get Things Done》了

这几天真热！哪怕是定定坐着也会出一身的汗，晚上睡觉必须得开空调，要不然没法睡。妞的老妈说再过几天就是立秋了，在立秋前的这一小段时间都是特别热的。咦，怎么这么快就到立秋了？这样的天气让人感觉夏天才刚刚到来的样子。

自己的博客已经有一个星期没有更新了，那么这个星期我都在干嘛呢？给自己汇报一下吧。这个星期一直在啃一本书名叫《尽量去做——无压工作的艺术》，英文名《Get Things Done》的书。早阵子在自己关注的几个博客里面有好几篇文章介绍了一种叫“GTD”的管理工作事物和时间的方法，但是那些文章写的大多是一些使用了这个方法的心得或者是在使用中的一些注意事项，就是没有一篇文章是比较详细地介绍这个方法的原理和规划过程的。有一篇文章详细地介绍了如何用一本普通的笔记本来进行GTD的，包括如何设置标签，记录事情的格式，事情的处理流程等。这篇文章引起了我来实践GTD的强烈兴趣。好吧，追本溯源，既然所有这些介绍GTD的文章里面都提到过《Get Things Done》这本书，并称之为GTD的“圣经”，那么我也下载了一本“圣经”来看看。

这个电子版的GTD是Word格式的，250多页，如果是实体书的话也算是中等厚的了。每天坐在电脑前看三、四十页，一个星期下来终于看完了。看老外的书比看国内的人写的书有一个好处，那就是能够最接近这种理论最原本的东西，而不会经过他人的加工，留给自己回味的东西比较多。但是看老外的书也有不好的地方，那就是条理性太差了，经常觉得前话不搭后话，而且有一些意思会重重复复地写上好几回。不过怎么说，一本书看下来了明白了这个方法的具体实施办法，OK，我也建立自己的GTD管理体系吧。

GTD的五个流程是：收集、整理、组织、行动和检视。书里面介绍，用于“收集”Stuff的材料有很多种，可以是实物的工作篮，可以是纸质的笔记本，也可以用高科技的电脑或PDA软件。按照我的构想，我最终是想采用纸质的笔记本，因为笔记本虽然记录起来没有打字的快，但是再怎么也比我现在的这台华硕要轻巧得多，可以随身带着，满足随时记录和“收集想法”的要求。以前我在恒兴的两年里，用于记录每天工作事项的笔记本也有三、四本了，当时看着这几个本子，觉得挺有成就感的，可能这也是令我想用纸质的笔记本的一个原因吧。不过因为是手抄写的，整理资料自然会没有在电脑上完成这么方便。不过不理先了，先在电脑上试运行一段时间看看吧。

软件的挑选问题我也费了不少脑筋。按照博客上介绍的，Outlook是不能完全胜任了，但里面的日程表还是可以考虑用的。他们极力推荐的EverNote似乎比微软的OneNote要好用。前阵子我试用了一下，那个分类标签的功能是特别好，用起来很方便，但唯一的缺点是对中文的支持严重不好，经常是乱码。不过前天在某个博客无意中发现了这个问题的解决方法，按照那个方法试了一个，OK，中文输入已经完全没有问题了，虽然字体丑了一点！

那就这么定了，先在电脑里面用EverNote和Outlook实施一段时间，如果整个过程比较方便实用，而且确实提高工作效率，那么再转用纸质的笔记本，然后再让妞也跟我一起使用这个管理系统！^O^

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2007年7月15日 星期日

To-Do List的可行性艺术

（Lifehacker (Gina Trapani) 的这篇 The art of the doable to-do list ，讲述了 to-do list 应用的技巧，无论用什么GTD系统，这些技巧都是有效的。文章包含部分GTD的概念词语，请自行鉴别。）

你是自己的老板

每天的工作中，你总会处于两种模式里：思考模式（这时你就是老板）和执行模式（这时就是员工了）。这样在你考虑指定一项计划时，就是思考/老板模式，开始发号施令；而你的 to-do list 就是收集这些命令，员工就要老老实实的去做。
这样区分，就是要在指定计划时仔细思考，而执行时只要做而不必想太多。

如何摆布你自己

如果让自己的 to-do list 更可行，以下是一些准则：

1、分解。分解清楚的命令会让“员工”更容易的执行。比如计划要清理办公桌，不能就简单写这么一个步骤，应该分解成“整理文件夹”、“把旧文件销毁掉”、“打包不用的书籍”等等。

2、计划中使用下一步（next action）。如果一个计划有多个步骤，就要在你的 to-do list 里保留下一个要执行的步骤。这个步骤执行完毕，回到计划（Project）列表，然后添加再下一步。这样每件事在你的 to-do list 里只有一小步。

3、使用具体而明确的动词。老板下命令，要清晰明确。比如计划联系某个人，就要写上“给某某打电话”或者“发邮件给某某”而不是写“联系某某”。这样执行起来不用考虑那么多。

4、让列表尽量短一些。谁希望看到长的没尽头的 to-do list 呢？我通常保持我的 to-do list 小于20条，因为这个列表应该只包括近两周要做的要紧事情，而不是 Someday/Maybe 。

5、保持活跃。虽然列表不长，但每天执行2-5个，然后再添加2-5个。列表是活跃的，不要管它看上去如何有序，要做什么就写上去。

6、区分次序。虽然列表有20来条，但每天只能执行一部分（但愿你别把“起床、洗澡、上班”这样的事情加到列表里）。把要执行的放在列表的顶端，不管用什么软件或者方法，一眼看到要做的步骤是必要的。

7、清理。就像要看看列表最前面的项目，也要关注那些东西长期留在你的列表里。看看这些东西是不是需要重新计划，或者分解，再或者干脆不需要在列表里存在。

8、记下已做的事项。就像员工完成任务要在老板面前邀功请赏一样，看看自己做好的事情，成就感会带来积极性的提升。要是两三天都没完成一个项目，那么该考虑修改自己的 to-do list 了。

熟能生巧
和任何习惯一样，做好自己的 to-do list 也要多练习。建立有效的 to-do list 并不断练习，会让你轻松快速的应对生活。

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——《To-Do List的可行性艺术》一文转自：MetalDudu@Blog

2007年6月26日 星期一

启用GTD系统

本文要介绍的是一位blogger整理的纸笔GTD系统（Hacking a GTD Moleskine），本身又参考了PigPogPDA，我发现这个系统组织得很聪明，也很适用于我，基本上我将此全盘照抄，但原文上有关使用上的某些方面不是太明确，我将结合自己想法的使用方法记在这里做为读后感。

第一步，让我们跟着Eston Bond来制作我们的GTD系统，你需要的材料有：
1、一个本子，最好挑质量好的，这些有钱的blogger们都挑的Moleskine，的确是个好本子，但价格不菲，小型的也要10美元一本，不过因为它品质的优良，设计的独到还有悠长的历史，所以依然得到玩家的追捧，成为小众的玩物，在国内也有专门的网站介绍（http://moleskiner.cn/）。当然Moleskine不是唯一的选择，我推荐有比较耐磨的封皮（别忘了这个系统是陪伴我们每天的东西），纸质比较好（至少别化水吧），页数在200～300页之间，外带一条带子书签的那种本子。Post-It® Tabs，最少要3种颜色，我推荐3M Post-It® Durable Tabs，这种Tab质量出奇的好，正是我们需要的，因为在接下来的使用上你会看到我们需要移动这些Tab的。
2、一支好笔，选出水顺畅但不漏水的好写耐磨的笔。
3、如果你还不了解什么是GTD，推荐GTD圣经Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity，如果没空读一整本书，google一下讨论GTD的blog，了解到主要的概念就可以使用这个系统的了。
第二步就是规划你的笔记本：
1、将本子的内页标上页码，只标单数的话可以省一半功夫。
2、准备三个不同颜色的Tab，分别写上“Inbox/Next Actions”、“Projects”和“Someday/Maybe”，剩余的Tab可放在首页储物袋中，以备Tab遗失时使用，如果本子没有储物袋，就另准备三个Tab，贴在本子的最后一页里。
3、在本子第10页左右贴上“Inbox/Next Actions”，150页贴上“Projects”，190页贴上“Someday/Maybe”。
4、Inbox/Next Actions格式定制为: Date Task(Reference)(Iteration)[Project] Wait?
5、Projects也做类似的格式定制： Date Task(Reference)(Iteration) Wait?
6、Someday/Maybe只是一些长远的计划，无须特别格式，将理想，遥远的计划分条列下来就好，以后要实行他们，会将他们归类到Projects里面去的。
7、本子的前10页是Projects的索引(Projects Index)，每新开一个项目，需要将项目的名字和起始的页面记在这里，格式是：Name, Page
最后一步，也是最重要的一步，就是使用这个系统了：
1、有关Inbox的采集，你需要把你的点子，任务，约会，计划收集在这个部分，然后你将会根据这里收集的资料分析出你下一步的行动。你可以看到事实上这个系统将Inbox和Next Actions这两部分整合起来了，那怎么分辨两者的区别呢？这就要看Task（任务）后面的那几个指代代码了，后面接着有（Reference） (Iteration)…的就是Next Actions，没有的话就是Inbox里的东西，另外也可以在Next Actions前加上“->”以示区别。使用上是这样的，一开始往Inbox里扔东西（点子，任务，约会，计划），然后在分析Inbox里的东西时整理出Next Actions，记上代码，Reference是指这个Next Actions来源于哪个Inbox里的条目，写上那个产生这个Next Actions的条目的页码就可以了，Iteration指这个任务被循环了多少次，首次记下时记为(0)，Project指本项任务归属于哪个项目。举一个具体的实例，譬如说我准备买一台数码相机，这就算一个点子，记下来：6月1日 买数码相机
分析的时候就发现这不是一个简单的工作，应该归为Project，去到Projects页为这个项目新开一页（你应该为每个新建的Project建一新页，如果是大Project，多准备些页数），然后到前十页的Projects Index记下这个新项目起始的页数，然后就是开始计划这个Project，分析后得到下一步需要采取的行动，你可以在Project那页开始计划，计划好把他们转移到（意指抄到Inbox/Next Actions页，听起来很麻烦，但可以帮助你认识到此项任务的重要性），假设我现在有了两个行动计划，一个是上网比较相机评测，一个是去商店里比较实物，记下来的就分别是：
6月1日 ->上网比较相机评测(第11页)(0)[第151页]
6月1日 ->去商店里比较实物(第11页)(0)[第151页]
2、接下来就可以开始做了，做好了将该项划掉，定时检查GTD系统时（一般是半星期一次或一星期一次），如果有没完成的任务，将它抄在Inbox里的最新页，同时给Interation加1，当任务的Iteration达到3时，说明这个任务你已经拖太久了，最好马上去做，或者这个任务太难完成了，转给他人或放弃。而做为对比的，少于2分钟能办好的任务，那就马上去做吧！注意到最右边一列写着Wait？这一列是给那些自己不能决定下一步行动的确切时间，需要等待别人的任务所用的，如果任务需要等待，简单地在此列划个叉就好了。这样将两者综合起来的好处就是我只需检查本子里的单一部分，但需要训练自己分辨出两者的区别。还有一点需要注意的，每次检查后将书签放置于Inbox的最新页数，同时将Inbox/Next Actions的Tab也移动到最新页数，这样可以让自己快速跟进进度。这就是我参考Eston Bond的教程制作出来的GTD系统，今天才是第一天的试用，具体使用上的技巧和细节还有待研究发现，不过我已经爱上这个本子了，希望它也可以帮我改变懒散的习惯。
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《启用GTD系统》一文转自：MetalDudu@Blog

2007年6月26日 星期一

我的GTD式管理Gmail

1. 邮箱整合
Gmail今年增加了POP取信的功能，这样可以从别的电子信箱直接收信，我们公司用的是企业邮局服务，支持POP3，所以就用Gmail把公司邮箱转接过来，Gmail本身有“Send as”功能，所以在需要用公司邮箱名义发信的场合就使用此功能。这样就把所有的邮件都整合到Gmail一个平台了，Hotmail不支持POP3，干脆弃用。
2. 清空Inbox
Gmail现成的Inbox，正好用作收集Stuff。清空不是删除，而是存档，在存档之前，必须为邮件打上标签，不然将来找起来是很痛苦的。Gmail有搜索功能，不过搜索只针对关键“词”而非“字”，鉴于Google中文搜索一向很弱，还是不要指望搜索能帮到你。老老实实打标签。凡是处理完毕，纳入GTD系统的邮件，利用存档功能令其从Inbox消失，不然留在Inbox当中等待处理。3. 标签系统
四个主要标签：A：Next Action， B：Waiting， C：Maybe，D：Reference 前面加上ABCD四个字母用意是确保他们显示在标签组的前四位。另外，针对每一个Project设定一个标签，例如：“电信07年E8项目”、“200705数据核对”等。其他标签，例如：“存档”、“重要”、“报价”、“结算”等。
1）邮件里的事如果是应在当天处理的，打上“A：Next Action”后存档，然后每当处理完一件事情后检查这个标签下还有什么事情可做。对于处理完的邮件，取消A标签，并打上“Project”标签。如果事情的经过有必要记录下来，就回复这封邮件，但收件人写自己，把经过记下来，这样Gmail就会自动归档到同一个主题下。
2）如果邮件里的事情是需要等待一个进度，例如需要等别人先完成某个步骤，则打上“B：Waiting”，也可以用1）里面做记录的方法简单写清需要谁，做到什么程度后接手处理，每天检查一次。
3）如果暂时不确定这封邮件里的事情是否要作出处理，则归入“Maybe”。
4）如果这封邮件内容只是参考，则打上D标签，还可以进一步加上别的标签，例如“行业动态”。
另外，还参考一位国外用户的做法，写工作日志：
Google的Calendar可以在每天早晨五点寄当日日程表到Gmail收件箱，尽量在前一天下班前安排好次日的工作内容，记入Calendar。第二天打开Gmail，就会看到精美（带阴影效果而已）的日程表，我会让这封邮件留在Inbox中一整天，对于那些没有通过邮件成为Stuff的事务，我一概通过回复给自己的方式记入这个会话中。每天下班前回顾这封长长的邮件，如果有必要进一步采取行动，则通过写信给自己的方法，让要处理的事情显示在Inbox里面，从而进入GTD标签管理范围。这样，考评时再也不用冥思苦想，只要点开"日程安排"这个标签，我做过哪些工作就统统可以查询到了。
这个系统用到现在，有两个最大的问题：1.标签越来越多，每一个Project都会产生一个标签，而且事情越细分，标签越多。 目前Gmail还不支持标签的树形管理，非常担心页面的载入速度。 由于我通过PSI把MSN联络人也桥接到了Gmail，所以每天打开页面，左边那长长的两条。2. 很多事情没有办法马上采取行动，有时别无选择，只能留在Inbox中，不知如何处理比较好。

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——《我的GTD式管理Gmail》一文转自：http://groups.google.com/group/gtdlife
2007年6月24日 星期日